Nutzungsbedingungen für das Arbeitgeberportal der ZVK Thüringen
(gültig ab 01/2020)
1. Anbieter und angebotene Dienste
Anbieter des Arbeitgeberportals ist die Zusatzversorgungskasse Thüringen (ZVK Thüringen), Steile Hohle 6, 06556 Artern.
Durch den Zugang zum Arbeitgeberportal erhalten Sie als Nutzer u.a. folgenden Möglichkeiten:
- Laden Sie Ihre elektronischen Meldungen zur Zusatzversorgung (im Rahmen des DATÜV-Verfahrens) direkt ins Bestandsystem der ZVK,
- erstellen Sie Einzelmeldungen, die ohne Zeitverzögerung direkt eingespielt werden,
- führen Sie eine Anmeldung zur Zusatzversorgung durch und Sie erhalten sofort die dazugehörende Versicherungsnummer des neuen Beschäftigten oder
- überprüfen Sie mit speziellen Auswertungen oder Einzelabfragen Ihren Bestand auch außerhalb der regulären jährlichen Nachweise.
2. Nutzungsberechtigter Personenkreis (Nutzer)
Nutzer des Portals können sein:
- Mitglieder der ZVK Thüringen,
- Rechenzentren, die von den Mitgliedern der ZVK Thüringen beauftragt sind.
Die Nutzungsberechtigung für das Arbeitgeberportal wird an alle Mitglieder im Sinne von § 11 Abs. 1 und § 12 Abs. 1 der Satzung der ZVK Thüringen (satzungsrechtliche Mitglieder) sowie deren zugehörige oder beauftragte Rechenzentren vergeben.
Für Rechenzentren sind die Nutzungsmöglichkeiten dieses Portals im Vergleich zu Mitgliedern eingeschränkt.
Das Nutzungsverhältnis, welches durch diese Nutzungsbedingungen ausgestaltet ist, besteht zwischen der ZVK Thüringen und dem jeweiligen Mitglied bzw. Rechenzentrum.
3. Nutzungsvoraussetzungen
Zur Nutzung des Arbeitgeberportals ist eine Registrierung erforderlich. Dabei ist die ausdrückliche Zustimmung des Administrators (Ziffer 4) und des Sachbearbeiters (Ziffer 5) bzw. des Mitarbeiters eines Rechenzentrums (Ziffer 6) zu diesen Nutzungsbedingungen sowie die Einwilligung in die Datenverarbeitung nach § 13 Abs. 2 Telemediengesetz (TMG) vorausgesetzt.
Es gilt jeweils die Version der Nutzungsbedingungen, welcher der Nutzer zuletzt ausdrücklich zugestimmt hat. Die jeweils gültige Version wird dem Nutzer sowohl beim Registrieren als auch bei jeder Änderung (siehe Ziffer 14) angezeigt und kann heruntergeladen, dauerhaft abgespeichert und ausgedruckt werden.
4. Der Zugang als Administrator eines satzungsrechtlichen Mitglieds
Zur Nutzung des Portals muss das Mitglied der ZVK Thüringen einen Antrag auf Portalnutzung in Schriftform stellen. Darin bestimmt das Mitglied einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin als Administrator/Administratorin. * (*Im Folgenden wird zur besseren Verständlichkeit nur die maskuline Sprachform verwendet)
Das Antragsformular ist von der Geschäftsleitung bzw. von der entsprechend der Geschäftsordnung befugten Person zu unterzeichnen, mit dem Dienstsiegel zu versehen und mit Briefpost an die ZVK Thüringen zu senden.
Der Administrator erhält einen Zugang für die Nutzerverwaltung des Portals. Damit vergibt und verwaltet er die entsprechenden Berechtigungen der Sachbearbeiter, welche die einzelnen Service-Funktionen des Portals für das Mitglied nutzen. Daneben kann er die Zugangsmöglichkeit weiterer registrierter Administratoren verwalten, insbesondere diese deaktivieren bzw. reaktivieren.
Aufgrund der Autorisierung als Administrator erwirbt er selbst keine Nutzungsrechte für die Service-Funktionen des Portals. Der Administrator kann sich eigenverantwortlich die zusätzliche Berechtigung als Sachbearbeiter einräumen und damit Zugang zu den Service-Funktionen erhalten.
Der Administrator ist verantwortlich für die Vergabe der Nutzungsberechtigungen der Sachbearbeiter sowie für die Durchführung sämtlicher Änderungen in der Nutzerverwaltung, damit diese stets auf dem aktuellen Stand ist. Der Administrator erfüllt insbesondere folgende Aufgaben:
Der Administrator bestimmt einen oder mehrere Sachbearbeiter des Nutzers, welchem/n von der ZVK Thüringen ein Zugang zum Portal einzuräumen ist.
Dazu hat er diese/n mit Vor- und Nachnamen, dienstlicher Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der/ den entsprechenden Abrechnungsstellennummern in der Eingabemaske zu benennen. Er kann die Berechtigung des Sachbearbeiters für die Abrechnungsstelle(n) jederzeit ändern.
Der Administrator kann falsch angegebene Daten des Sachbearbeiters auf der entsprechenden Eingabemaske korrigieren.
Der Administrator ist berechtigt, ein "Einmalpasswort" zu setzen sowie dieses anschließend an den Sachbearbeiter weiterzugeben. Ein Einmalpasswort kann aus folgenden Gründen gesetzt werden:
Ein Sachbearbeiter wird im Arbeitgeberportal erstmals angelegt.
Das begrenzt gültige Einmal-Passwort für den Sachbearbeiter ist abgelaufen, da dieser sich nicht innerhalb dessen Gültigkeitsdauer in das Portal eingeloggt hat.
Der Sachbearbeiter hat sein Einmalpasswort vergessen.
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Der Administrator ist verantwortlich für die Deaktivierung (Sperrung) des Zugangs eines Sachbearbeiters unter Nennung des Grundes hierfür. Ein Grund für eine Deaktivierung kann insbesondere sein:
Der Sachbearbeiter scheidet beim Nutzer aus.
Der Zugang zum Portal wird nicht mehr benötigt (z. B. wegen Arbeitsplatzwechsel, Elternzeit).
Der Administrator kann den Zugang eines Sachbearbeiters reaktivieren. Ein Grund für eine Reaktivierung kann insbesondere sein, dass der deaktivierte Zugang wieder benötigt wird (z.B. Ende Elternzeit)
Der Administrator hat seinen eigenen Zugang zum Account zu deaktivieren, wenn er diesen nicht mehr benötigt. Daneben hat er die Möglichkeit, einen anderen registrierten Administrator, mit welchem er sich mindestens eine Mitgliedsnummer teilt, zu sperren. Da für den Zugang von Sachbearbeitern mindestens ein registrierter Administrator pro Mitglied erforderlich ist, sollte auf das Vorhandensein mindestens eines weiteren registrierten Administrators geachtet werden, um die Möglichkeit der Portalnutzung aufrecht zu erhalten.
Das Mitglied hat das Ausscheiden eines registrierten Administrators anzuzeigen und eigenverantwortlich den Zugang zu beenden.
5. Zugang und Nutzung als Sachbearbeiter eines satzungsrechtlichen Mitglieds
Der vom Administrator angelegte Sachbearbeiter erhält eine Zugangsmöglichkeit zu allen Service-Funktionen des Arbeitgeberportals. Dadurch kann er sämtliche im Portal angebotenen Dienste (Ziffer 1) nutzen.
Der Zugang beinhaltet die einfache, jederzeit widerrufliche und nicht übertragbare Berechtigung zur Nutzung des Portals im Rahmen der Verfügbarkeit (siehe Ziffer 10). Der Sachbearbeiter hat dem Administrator jede relevante Änderung (Name, E-Mail-Adresse) sowie die Beendigung seiner Nutzungsberechtigung mitzuteilen.
6. Registrierung als Rechenzentrum
Ein Rechenzentrum, das von einem Mitglied beauftragt ist, kann ebenfalls einen Antrag auf Portalnutzung stellen. Da ein Rechenzentrum - anders als ein ordentliches Mitglied - nur eingeschränkte Nutzungsmöglichkeiten hat, ist die Registrierung eines Administrators nicht notwendig. Das Rechenzentrum benennt aus seinen Reihen lediglich einen oder mehrere Mitarbeiter, die das Portal nutzen werden. Für Rechenzentren sind die Ziffern 4 und 5 somit nicht relevant.
7. Geheimhaltung der Zugangsdaten
Im Zug der Registrierung erhalten alle Nutzer persönliche Zugangsdaten für das Portal, die aus einem Benutzernamen und einem persönlichen Passwort bestehen. Diese persönlichen Zugangsdaten dürfen von ihren Inhabern nicht an Dritte weitergegeben werden und sind vor dem Zugriff durch Dritte geschützt aufzubewahren.
8. Verzicht auf Schriftform
Der Nutzer erklärt sich einverstanden, dass die ZVK Thüringen von der Möglichkeit Gebrauch machen kann, bestimmte Dokumente ausschließlich über das Arbeitgeberportal zur Verfügung zu stellen. Dokumente, für die gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben ist, wird die ZVK Thüringen auf dem Postweg zusenden. Die ZVK Thüringen verzichtet für sämtliche rechtserhebliche Erklärungen, die der Nutzer über das Portal abgibt, auf die Schriftform.
9. Dokumente
Die Einstellung neuer Dokumente ist für den Sachbearbeiter des Nutzers im Portal ersichtlich. Daher empfiehlt die ZVK Thüringen, das Portal regelmäßig auf neue Dokumente zu überprüfen.
Über das Arbeitgeberportal der ZVK Thüringen werden Dokumente des laufenden Jahres und der beiden vorangegangenen Kalenderjahre bereitgestellt. Danach ist dort eine Kenntnisnahme durch den Nutzer nicht mehr möglich.
10. Verfügbarkeit des Arbeitgeberportals
Die Portalnutzung kann aufgrund äußerer Störungen von Netzwerk- oder Telekommunikationsverbindungen, höherer Gewalt, eigener Wartungsarbeiten oder sonstiger Umstände zeitweise eingeschränkt oder unmöglich sein.
Das Arbeitgeberportal ist kein Archivsystem. Die ZVK Thüringen übernimmt keine Haftung und Gewähr für die Abrufbarkeit, Sicherheit und Speicherung hochgeladener Daten.
Die ZVK Thüringen kann jederzeit den Zugang zu den Leistungen des Portals begrenzen, sofern die Sicherheit des Netzbetriebes, die Aufrechterhaltung der Netzintegrität, insbesondere die Vermeidung schwerwiegender Störungen des Netzes, der Software oder der gespeicherten Daten dies erfordern.
Die ZVK Thüringen weist darauf hin, dass das Portal nicht zwingend tagesaktuelle Daten beinhaltet. Datenänderungen können mit einer zeitlichen Verzögerung im Portal aktualisiert werden.
11. Verantwortung des Nutzers für das Hochladen (Upload) von Dokumenten
Der Nutzer ist für die von ihm hochgeladenen Dokumente selbst verantwortlich. Es sind nur die für die Kommunikation mit der ZVK Thüringen erforderlichen Dokumente hochzuladen.
Der Nutzer ist dafür verantwortlich, dass von ihm hochgeladene Inhalte frei von Schadsoftware, Malware, Viren, Trojanern oder sonstigen Programmen bzw. Programm-Codes sind, welche die Funktionsfähigkeit oder den Bestand des Arbeitgeberportals gefährden oder beeinträchtigen können.
Die ZVK Thüringen ist weder für Handlungen des Nutzers noch von Dritten verantwortlich.
12. Sperrung des Accounts durch die ZVK Thüringen
Die ZVK Thüringen behält sich den Ausschluss einzelner Nutzer vor. Sie ist beispielsweise berechtigt, den jeweiligen Zugang zu sperren, wenn Tatsachen vorliegen, die den Verdacht begründen, dass insbesondere vom Nutzer über den Zugang Rechtsverletzungen begangen wurden oder werden, der Nutzer anderweitig schuldhaft gegen diese Nutzungsbedingungen verstößt.
13. Nutzungsdauer
Die Nutzungsmöglichkeit besteht auf unbestimmte Zeit.
Der Administrator des satzungsrechtlichen Mitglieds hat jederzeit das Recht, den Zugang zur Nutzerverwaltung zu sperren und damit die Nutzung zu beenden. Ist kein weiterer Administrator autorisiert und registriert, können die registrierten Sachbearbeiter ihre Zugangsberechtigung in diesem Fall nicht mehr nutzen.
14. Änderung der Nutzungsbedingungen
Die ZVK Thüringen kann die Nutzungsbedingungen jederzeit ändern. Der Nutzer wird bei der nächsten Anmeldung zum Arbeitgeberportal ausdrücklich über die Änderung informiert. .
Das Einverständnis zur geänderten Fassung der Nutzungsbedingungen ist Voraussetzung für die weitere Nutzung des Arbeitgeberportals.
15. Rechte am Arbeitgeberportal bzw. am Webauftritt
Sämtliche Kennzeichenrechte, Rechte an geschäftlichen Bezeichnungen, Namensrechte, Markenrechte, Urheberrechte, Leistungsschutzrechte und sonstige Rechte an dem Portal selbst oder dem Webauftritt der ZVK Thüringen stehen alleine der ZVK Thüringen zu. Sie dürfen nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung der ZVK Thüringen genutzt, verbreitet, kopiert, öffentlich zugänglich gemacht, gesendet oder sonst wie verwertet werden.
16. Haftung/ Schadensersatz
Die ZVK Thüringen als Anbieter haftet nur für solche Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen.
Die ZVK Thüringen haftet bei Schäden, die sich aus leicht fahrlässigen Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten ergeben, nur für den vorhersehbaren typischen Durchschnittsschaden.
Der Nutzer ist verpflichtet, dem Anbieter den Schaden zu ersetzen, der diesem aus einer schuldhaften Verletzung der Pflichten des Nutzers aus diesen Nutzungsbedingungen entsteht.
Der Nutzer stellt den Anbieter im Falle der Nichtbeachtung seiner Verpflichtungen von dessen Haftung gegenüber Dritten vollumfänglich frei. Er wird dem Anbieter den hierdurch entstandenen Schaden auf Nachweis erstatten. Das gilt nur dann nicht, wenn der Nutzer die Pflichtverletzung nachweislich nicht zu vertreten hat.
17. Salvatorische Klausel
Sollten Einzelne der hier geregelten Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen hiervon unberührt.